給与明細のペーパーレス化が進んでいます

■給与明細書等をペーパーレスで
クラウドを使い、給与明細や年末の源泉徴収票をWEB上で閲覧できる仕組みにした会社が増えてきました。

会社側にとっては、印刷して配布する手間が省ける・ペーパーレスといったコストに直結するメリットがありますし、給与明細等をもらう側にとっても、PCやスマホなどで手軽に明細を確認できるといったメリットがあるので、今後も広がっていきそうです。

 

その方法については、
「弥生給与」のような従来型パッケージソフトウェアに「フォーカス給与明細クラウド」のようなクラウドソフトを組み合わせる形や、
「給与計算フリー」のように、給与計算からクラウドで行い、クラウド会計ソフトとの連携もできる仕組みもありますので、ニーズに合わせて選ぶことができます。

★フォーカス給与明細クラウド:http://pay.focus-cloud.jp/
★給与計算フリー:http://www.freee.co.jp/payroll?last_lp=payroll

 

この給与明細等のクラウド化ですが、税務の世界では「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)」といった堅苦しい言葉になります。
で、この電磁的方法うんぬんをするためには、ちょっとした手続きが必要になります。
とはいえ、それほどややこしいものではありません。

 

 

■「事前承諾」が必要
要するに、給与明細等をもらう社員さん達から「これからは紙ではなくクラウドにしてもいいです」という事前承諾をもらっておく必要があるということです。

この「事前承諾」ですが、法令上その内容や書式について特に定められていません(給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ&A 問6)。

 

このQ&Aでは、次に掲げるような内容を社員さん達に示して、その承諾を得ることを例示しています。

①給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)

②電磁的方法の種類やその具体的な方法
・社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する場合・・・給与所得の源泉徴収票等データを閲覧に供する旨、給与所得の源泉徴収票等データを掲載するホームページアドレスや閲覧方法等

③受信者ファイルへの記録方法(XML形式、PDF形式、暗号化して受信者ファイルに記録する旨及びその復号化方法等)

④交付予定日(毎年○月○日までに交付、給与支給日に交付等)

⑤交付開始日

⑥その他参考になる事項

 

承諾を得るには、前掲の情報を示したうえで、社員さん達から「電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者氏名」を得ておく必要があります。

ただ、その承諾を得る方法も「電磁的方法又は書面による承諾」とありますので、必ずしも紙ベースである必要はなく、メールやフォームを作成して入力してもらう方法等も考えられるでしょう。

 

 

■確定申告書に添付するときには書面発行のものを
便利な給与明細書等のクラウド化ですが、もう一つ注意しておきたいのは、確定申告をする場合です。

 

このクラウド環境で画面表示された源泉徴収票をプリントアウトしても、それを確定申告書に添付することはできないとされています(給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ&A 問15)。

確定申告書を提出する場合には、会社が書面により発行した源泉徴収票を添付する必要がありますので、その旨については会社から社員さん達へのアナウンスが必要になるでしょう。

★給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ&A:http://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm

 

さて、いよいよ師走ですね。
風邪などひかないように、スタミナをつけて乗り切りましょう。

 

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